Belastingdienst/Centrum voor proces- en productontwikkeling, domein Belastingen op arbeid en vermogen
Besluit van 11 augustus 2004, nr. CPP2004/716M
De directeur-generaal Belastingdienst heeft namens de staatssecretaris van Financiën het volgende besloten.
Dit besluit is een actualisering van het besluit van 8 september 2003, nr. CPP2003/1145M, aan de wet- en regelgeving met ingang van 1 januari 2004. Per 1 januari 2004 is voor zakelijke kilometers een vrije vergoeding mogelijk van maximaal € 0,18 per kilometer en kwalificeren de woning-werk-kilometers volledig als zakelijke kilometers.
Vanuit de praktijk is de vraag gesteld wat de gevolgen zijn voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen als een werkgever:
- aan een werknemer een vergoeding geeft voor het gebruik van de privé-motorfiets
- aan een werknemer een motorfiets ter beschikking stelt.
De antwoorden zijn hieronder opgenomen. Tevens zijn de gevolgen aangegeven voor ondernemers en degenen die resultaat uit een werkzaamheid genieten (vgl. artikel 3.94 en 3.95 Wet IB 2001, hierna: resultaatgenieters). Voor het begrip motorfiets wordt aangesloten bij het Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990.
De Voorzitter Raad van Bestuur Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen (UWV) heeft mij meegedeeld dat de inhoud van dit besluit, voor zover relevant, ook van toepassing is voor de premieheffing werknemersverzekeringen.
a) Werknemer
Voor zover de werknemer de motorfiets gebruikt voor zakelijke doeleinden (waaronder het woon-werkverkeer) mag de werkgever een vrije vergoeding geven van maximaal € 0,18 per kilometer.
Administratie
De werkgever moet de gegevens van de vergoedingen en verstrekkingen op vervoersgebied administreren bij de loonadministratie. In de rubriek ‘’reiskostenvergoeding’’ van de loonstaat moet de werkgever aangeven of een werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt. Als dat het geval, is moet hij tevens het totaalbedrag vermelden van de onbelaste reiskostenvergoedingen die hij in dat jaar aan de werknemer heeft uitbetaald (het zogeheten jaarbedrag). Op de loonbelasting-kaart moet bij een onbelaste reiskostenvergoeding code 04 met het jaarbedrag van de vergoeding worden vermeld. Tevens moet de werkgever voor iedere werknemer per uitbetalingstijdvak het aantal kilometers administreren waarvoor de vergoeding is verstrekt.
Als een werkgever een vaste vrije vergoeding voor reiskosten geeft hoeft hij het aantal kilometers niet op grond van een specifieke wettelijke regeling te administreren. Een vaste vergoeding voor reiskosten moet echter in ieder geval naar aard en omvang zijn gespecificeerd (zie artikel 47 van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2001; vergelijk ook het besluit van 12 maart 2004, nr. CPP2003/3015M). Dit brengt doorgaans mee dat de werkgever ter onderbouwing eenmalig het aantal kilometers administreert, tenzij de reisafstand wijzigt (bijvoorbeeld door verhuizing).
b) Ondernemer/resultaatgenieter
Voor een vervoermiddel dat tot het privé-vermogen van de belastingplichtige behoort of in privé is gehuurd kan als aftrekbare kosten € 0,18 per kilometer in aanmerking worden genomen (artikel 3.17, eerste lid, onderdeel b, Wet IB 2001). Dit geldt ook voor een privé-motorfiets (zowel nieuw als gebruikt) of een in privé gehuurde motorfiets.
a) Werknemer
Het voordeel van een voor privé-doeleinden ter beschikking gestelde motorfiets vormt loon in natura en moet worden gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer (artikel 10 en 13 Wet LB).
Die waarde kan worden gesteld op: het aantal privé-kilometers vermenigvuldigd met de werkelijke kilometerprijs van de motorfiets. Dit bedrag wordt verminderd met de aan de werkgever verschuldigde bijdrage voor privé-ritten, met dien verstande dat de waarde ten minste op nihil wordt gesteld. Artikel 11a Wet LB (het genot van een ter beschikking gestelde auto behoort niet tot het loon) is niet van overeenkomstige toepassing.
Voor zover de werknemer de motorfiets gebruikt voor zakelijke doeleinden (waaronder het woon-werkverkeer), is er sprake van een vrije verstrekking (vervoer vanwege de werkgever in de zin van artikel 17a Wet LB).
Administratie
De werkgever moet de gegevens van de vergoedingen en verstrekkingen op vervoersgebied administreren bij de loonadministratie; zie hierboven bij 2-a). In de loonstaat moet de werkgever in de rubriek ‘’vervoer vanwege de werkgever’’ aangeven of daarvan al dan niet sprake is. Op de loonbelastingkaart moet hij bij ‘’vervoer vanwege de werkgever’’ code 03 vermelden.
b) Ondernemer/resultaatgenieter
Als de motorfiets tot het ondernemings- of resultaatsvermogen behoort, leidt het privé-gebruik tot een onttrekking ter grootte van de privé-kilometers maal de werkelijke kilometerprijs.
Dit besluit geldt met ingang van 1 januari 2004. Per die datum is het besluit van 8 september 2003, nr. CPP2003/1145M, komen te vervallen.